Aquí un amigo: Dropbox [3]

Compartir archivos.

Dropbox proporciona dos modos de compartir archivos entre usuarios distintos.

I) Compartir archivos de la carpeta "Public".

Dropbox permite obtener la dirección de enlace de los archivos que se guardan en la subcarpeta "Public". La operación, como ya se ha descrito, es simple: botón derecho del ratón sobre el archivo => submenú Dropbox => Copy Public Link. Esta dirección, que se guarda en la memoria interna, se copia luego en un mensaje de e-mail para comunicarla sin más, con independencia del tamaño del archivo. El receptor podrá abrir o descargar el archivo del modo convencional (botón derecho => Guardar enlace como, por ejemplo, para descargarlo en su entorno). La ventaja clara de este procedimiento es que es independiente del tamaño del archivo, lo que permite superar la limitación de tamaño que imponen los programas de correo electrónico.

II) Compartir carpetas con otros usuarios.

Para cualquier otra carpeta del entorno "My Dropbox" (carpetas o subcarpetas, queremos decir), mediante el botón derecho del ratón, el submenú Dropbox y la opción final "Share This Folder" ofrece la posibilidad de compartir la carpeta con el usuario o conjunto de usuarios que elijamos. Para completar la operación, hay que indicar la dirección e-mail del usuario (o las direcciones e-mail si se trata de varios usuarios), bajo la casilla que indica "Share nnnnn", donde "nnnnn" es el nombre de la carpeta. En el interior de la casilla se lee "Enter recipient addresses here"). Optativamente podemos añadir un mensaje en otra casilla que reza "Send personal message with your invitation" (envíe un mensaje personal con su invitación).

El usuario que recibe una invitación para compartir una carpeta deberá aceptar dicha invitación para tener acceso al contenido de la misma. Para ello tendrá que abrir una cuenta en Dropbox, aunque no es imperativo que instale el programa. No obstante, si se trata de proyectos en colaboración, por ejemplo, la instalación de Dropbox es más que aconsejable.

Cuando se comparten carpetas, los usuarios invitados pueden cambiar, incorporar o eliminar archivos de la misma. El usuario propietario original de dicha carpeta es el único, no obstante, que puede dar de baja a usuarios que comparten.

Direcciones:

Página principal de Dropbox (instalar y abrir cuenta): https://www.dropbox.com

El blog de Dropbox: http://blog.dropbox.com/

La aplicación se anunció en septiembre de 2008. Un año más tarde contaba con dos millones de usuarios.

Aquí un amigo: Dropbox [2]

La sincronización

La sincronización es otra de las funciones que potencian especialmente a Dropbox. Esta característica consiste en que, para una misma cuenta de usuario, si el programa se instala en varios ordenadores, la carpeta "My Dropbox" ya referida se encontrará en todos ellos actualizada del mismo modo. Se supone como siempre que hablamos de ordenadores conectados a la red. Tan pronto como se conecta un ordenador, Dropbox trata de transmitir a la carpeta "My Dropbox" los cambios necesarios para que ésta quede actualizada con respecto a la del servidor de la red. Si los cambios han sido muchos, intervienen archivos de gran tamaño y además la amplitud de banda es pequeña, la actualización requerirá cierto tiempo, pero en circunstancias ordinarias se tratará siempre de un lapso breve. Tengamos en cuenta que el sincronismo procede mediante cambios incrementales, excepto, claro está, cuando se trata de archivos incorporados nuevos.

Esta función hace las veces del transporte de datos mediante el clásico "pen-drive" (disco USB más generalmente), con la ventaja sobre éste de que nos libera del esfuerzo de memoria que supone el manejo de este último. Supongamos, para ilustrar lo dicho, que trabajamos habitualmente en dos lugares distintos a la par que distantes, digamos por ejemplo en la oficina y en casa. Al finalizar nuestra labor en cada caso, si la idea es continuarla en el otro lugar, hemos de recordar guardar la última versión de los archivos en el pen-drive. Y hemos de recordar también que hemos llevado a cabo esta operación, lo cual no es difícil si las operaciones se llevan a cabo en el curso de un mismo día, pero puede que se cree confusión si la copia se ha efectuado de modo rutinario sin prestar atención o bien si las operaciones se llevan a cabo tras un periodo de varios días. Dropbox, sin embargo, garantiza siempre que lo guardado en la red es la última versión. Aquí es necesario hacer la observación de que hemos de cuidar este aspecto, comprobando que en efecto la copia en el servidor de Dropbox está al día al terminar el trabajo, aunque con una buena conexión si los cambios son los habituales en la preparación de documentos, esto está prácticamente garantizado. Como es lógico, si se incorpora un archivo voluminoso a la carpeta "My Dropbox" y a continuación se apaga el ordenador sin dar tiempo a que se actualice la copia en el servidor, esta copia no habrá quedado debidamente actualizada.

Un modo sencillo de comprobar que la copia en el servidor está actualizada consiste en:

En Windows basta con superponer el índice del ratón sobre el icono de Dropbox que figura en la barra de notificación.

En Linux hará falta pulsar en el icono de Dropbox con el botón derecho del ratón.

Si leemos el mensaje "All files up to date" (todos los archivos al día), en tal caso la carpeta del servidor es reflejo de la de nuestro ordenador, que podrá apagarse cuando proceda. Si no, el mensaje nos dará cuenta del estado del sincronismo (la velocidad a la que se lleva a cabo y el tiempo estimado que falta).

Esta precaución, siempre conveniente, es la única que hay que tomar. En cualquier caso, sin embargo, no desaconsejamos el uso de pen-drives o discos USB, con las debidas anotaciones relativas a la versión que se guarda, para evitar el error no infrecuente de que archivos antiguos acaben reemplazando accidentalmente a versiones más modernas de los mismos.

(continúa...)

Aquí un amigo: Dropbox [1]

Dropbox

Dropbox es una de esas aplicaciones útiles, tanto por su función como por su característica de transversalidad que la hace disponible en los sistemas operativos Linux, Mac y Windows.

En lo que sigue trataremos de ofrecer una idea de las prestaciones y del uso de este programa. La idea no es nueva: muchos de nosotros, por no decir todos, hemos recurrido alguna vez al procedimiento de habilitar una carpeta de un sitio web con el fin de compartir archivos entre ordenadores. Gracias a un modo específico de introducir la dirección en el navegador, Windows permite contemplar dicha carpeta en "modo explorador", de tal modo que el intercambio de archivos se hace del modo ordinario, sin más que arrastrar los archivos para copiarlos desde o hacia el entorno de red, sin que resulte necesario el empleo de un programa de transmisión tipo FTP, por ejemplo. No obstante, Dropbox (también otros programas, como iDisk por ejemplo) potencian esa idea incorporando características de gran interés, como exponemos a continuación, donde todas las referencias se hacen específicamente en relación con Dropbox.

1) Usted tiene un PC con, eso sí, conexión (no es necesario que sea permanente) a la red. Supongamos que abre una cuenta en Dropbox e instala el programa; no importa si el orden en que procede es el inverso. Para darse de alta en Dropbox sólo son necesarios cuatro datos:

1a) Nombre

1b) Apellido (basta con el primero)

1c) Su dirección e-mail (si no tiene correo electrónico no siga leyendo, puesto que eso significa que usted no existe).

1d) La contraseña (password) elegida para Dropbox.

Y eso es todo, en cuanto a la cuenta. La instalación del programa tampoco ofrece mayor problema. Las correspondientes direcciones se ofrecerán al final de estos "posts".

2) Una vez instalado el programa y dado de alta en la cuenta, en nuestro ordenador (en nuestro entorno de usuario más concretamente) se crea automáticamente una carpeta, que por omisión se coloca en "Mis documentos", con el nombre de "My Dropbox".

Esta carpeta funciona como una carpeta más de nuestro entorno, aunque tiene algunas particularidades, como se verá. Inicialmente presenta

2a) una subcarpeta de nombre "Photos", que contiene algunas imágenes de ejemplo

2b) Una subcarpeta de nombre "Public", cuyo comportamiento es algo singular. De esta singularidad daremos cuenta más adelante.

3) Las primeras funciones que lleva a cabo Dropbox son:

3a) Mantener en el servidor de Dropbox, conexión a la red mediante, una réplica del contenido de nuestra carpeta. Podemos crear en ésta cualquier estructura de subcarpetas, guardar archivos, borrarlos, etc., según el modo corriente, y Dropbox se encarga de ir reflejando ese estado ---no meramente la estructura, sino también los archivos en sí mismos--- en la red.

3b) Mantener un rastro de los cambios que vamos efectuando, durante un lapso que en principio cubre 30 días. Este rastro funciona al estilo de la función "Máquina del tiempo" que Apple incorpora a su sistema operativo, de forma que siempre es posible obtener una versión previa de un archivo (un documento en fase de elaboración sería el ejemplo clásico) que hemos eliminado o cambiado por error. En este sentido la carpeta "My Dropbox" funciona como un backup constante en la red de los archivos contenidos en la misma. El tiempo necesario para guardar las distintas versiones de un archivo se reduce al realizar la salvaguarda de modo incremental.

Esta función por sí misma ya justifica el uso de Dropbox, puesto que nos garantiza una copia de seguridad permanente de nuestros datos en el servidor o servidores ("secure servers")de Dropbox.

Otra ventaja, consecuencia de lo dicho, es que los archivos que situemos en la carpeta Public pueden ser compartidos directamente con otros usuarios (con acceso a la red, naturalmente), sin más que obtener el enlace de los mismos y comunicarlo al/ o los interesado/s. De este modo conseguimos

3c) Ahorrarnos el tiempo que implica incorporar dicho archivo a un mensaje e-mail

3d) Superar el límite de tamaño impuesto por los programas de correo electrónico a los archivos adjuntos. De este modo es posible enviar archivos de hasta 2 o 3 GB, según el espacio de nuestra carpeta.

El enlace en la red de cualquier archivo situado en la carpeta Public se obtiene fácilmente mediante la secuencia: botón derecho del ratón -> submenú Dropbox -> Copy Public Link. La dirección del enlace queda copiada en la memoria interna, y bastará pegarla en un mensaje o en un archivo de texto para comunicarla a quien se desee.

4) En cuanto a la cuestión de la seguridad, está garantizada frente a potenciales intrusos. Dropbox

4a) Transmite los datos mediante protocolos de criptografía (del griego cripto, oculto, y grafía, que ya sabemos lo que es) adecuados para el caso, tipo SSL.

4b) Guarda los datos usando también la criptografía de los archivos.

4c) Los empleados de Dropbox no tienen acceso a las claves de los usuarios, y por tanto tampoco a sus archivos.

La seguridad es tan confiable que hay usuarios que guardan en dropbox su relación de contraseñas, con el fin de disponer de ellas de modo universal (véase más adelante la cuestión del sincronismo entre distintos ordenadores).

(continúa...)